Wat doet u als u bedrijfsfraude in uw zorginstelling vermoedt?
Wat doet u als u bedrijfsfraude in de zorg vermoedt?
Bereiken u signalen dat uw bedrijfscijfers niet kloppen of zet u vraagtekens bij het declaratiegedrag van een medewerker? Lijkt het erop dat een medewerker zijn geplande uren niet volledig maakt?
Er kan dan sprake zijn van bedrijfsfraude. Natuurlijk vraagt u zich nu af of de signalen die u bereiken wel kloppen.
In dit veelomvattende artikel over bedrijfsfraude in de zorg laat ik u zien welke signalen op bedrijfsfraude kunnen wijzen en hoe u kunt proberen bedrijfsfraude zoveel als mogelijk is in te perken. Aan het eind van dit artikel geef ik u een aantal handvatten zodat u kunt inschatten wanneer het tijd is om een bedrijfsrechercheur in te schakelen.
Waarom is bedrijfsfraude in de zorg een probleem?
Interne bedrijfsfraude in de zorg levert veel financiële schade op en kan de stabiliteit van uw zorginstelling in gevaar brengen. Ook levert bedrijfsfraude veel imagoschade op als bekend wordt dat binnen uw instelling medewerkers bewust fouten maken om zich op die manier te verrijken.
Ik begrijp dat op het moment dat deze signalen bij u bekend worden u hier iets mee moet doen. ‘Voorbeeld doet volgen’ is een bekend begrip. Als u binnen uw zorginstelling niets met de signalen zou doen, dan kan dit voor anderen ook aanleiding zijn om een vorm van bedrijfsfraude toe te passen. Op de werkvloer ziet men vaak veel zaken voorbij komen, maar men voelt zich onvoldoende vrij om dit naar de leiding kenbaar te maken. Men wil ‘geen verklikker’ zijn.
Daarnaast is het voor u van groot belang dat u binnen uw organisatie een signaal afgeeft dat u niet-integer handelen niet accepteert.
U heeft dan behoefte aan een onafhankelijk, neutraal en vooral een discreet onderzoek.
Achtergrond van bedrijfsfraude in de zorg
In principe moet u er van uit kunnen gaan dat al uw medewerkers zich niet schuldig maken aan bedrijfsfraude. De keuze om tot frauderen over te gaan is gebaseerd op een rationele afweging van verschillende factoren.
De potentiële fraudeur zal zijn pakkans ‘afwegen’. Hierin speelt ook mee of de fraudeur zijn handelingen voor zich zelf kan rechtvaardigen. Preventieve maatregelen van uw instelling spelen hierin een grote rol.
Risicofactoren van bedrijfsfraude in de zorg
Maatregelen kunnen pas worden genomen als u de risicofactoren in beeld hebt gebracht.
Enkele risicofactoren zijn:
- Het hebben van gelegenheid binnen vastgelegde processen.
- Voorbeeldwerking, want anderen doen het toch ook.
- Verleiding bij geldgebrek en frustratie.
- Te goeder trouw van de leiding en het management.
- Het hebben van contante geldstromen.
Voorbeelden van bedrijfsfraude in de zorg
Bedrijfsfraude is een verzamelbegrip. Onder bedrijfsfraude valt onder andere:
1. Facturen of andere documenten vals opmaken of vervalsen
Als voorbeeld kunt u hierbij denken aan een medewerker van de financiële afdeling. Het komt regelmatig voor dat deze medewerker factuurgegevens aanpast zodat betalingen naar een privérekening gestort worden. Of een lid van het management die over de inkoop, behandeling van offertes enz. gaat komt nogal eens in de verleiding een ‘vriend’ of een partner met een eigen onderneming ‘van alles te gunnen’ terwijl de zorginstelling dan niet op de goedkoopste of de beste manier geholpen wordt.
2. Het niet maken van de geplande uren
Binnen zorgorganisaties ben ik nog geen prikklok tegen gekomen. Het komt vaak voor dat medewerkers zich niet aan de geplande uren houden. “Ik moest even met de hond naar de dierenarts” of “de school van mijn kind belde dat ik mijn dochter wegens ziekte moest ophalen”. Dit lijken heel onschuldige argumenten maar ik kom ook vaak tegen dat andere medewerkers dan reageren met “de chef gaat ook eerder naar huis of komt later, dan mag ik dat toch ook”. Langzaam zie je dan de algemene integriteit verschuiven.
3. Onjuiste gegevens verstrekken bij declaraties
Medewerkers die vanuit hun functie ook ‘buitenshuis’ werken maken kosten die gedeclareerd mogen worden. Vaak is de controle hierop zeer minimaal en geeft het de medewerker de verleiding het te declareren bedrag op te hogen.
4. Prestaties die op papier ‘kloppend’ worden gemaakt
Uw medewerkers in de zorginstelling zijn gehouden aan veel administratief werk. Zo dienen zij medische dossiers goed in te vullen, moet het verstrekken van medicatie volgens het protocol geregistreerd zijn enzovoort. Op de momenten dat er in de tijdsbesteding enige druk ontstaat is men gauw geneigd maar iets in te vullen. Het komt ook zeker voor dat medewerkers die zich medicijnen of voorwerpen van de instelling toe-eigenen zullen zorgen dat er op papier niets van te zien is.
Signalen die op bedrijfsfraude kunnen wijzen
Er zijn verschillende signalen die op bedrijfsfraude in de zorg kunnen wijzen. Hieronder noem ik 5 mogelijke signalen.
1. Informatie van uw financiële afdeling
De medewerkers die betrokken zijn bij de afwikkeling van financiële zaken, offertes, opdrachten enz. zal het opvallen als er vreemde transacties plaats vinden. Gebeurd dit in opdracht van een lid van het management zullen ze ervaren dat ze knel zitten en weten dan niet goed hoe te handelen.
2. Signalen van medewerkers
Op de werkvloer valt het op als een collega zijn uren niet maakt of als die andere collega hoge declaraties indient terwijl die niet buiten de deur heeft gewerkt. Dit zijn maar kleine voorbeelden waarover ‘men’ onder de koffie spreekt. Hiermee willen ze of durven ze vaak niet naar een leidinggevende te stappen. Soms voelt men zich niet vrij om dat te doen, bang voor de consequenties. Soms is men van mening dat de baas hier maar op moet letten. Maar het is goed om te weten dat uw medewerkers voor het signaleren van bedrijfsfraude uw ogen en oor functie hebben!
3. Onduidelijke declaraties
Medewerkers die wat te verbergen hebben op declaratiegedrag zullen in de regel niet zeer gedetailleerd declareren.
4. Informatie van leveranciers
Ik heb in onderzoeken regelmatig gehoord dat leveranciers zich melden bij de directie met de mededeling dat zij gevraagd zijn ‘facturen te verhogen tegen een privé-tegenprestatie’.
5. Andere ‘onderbuikgevoelens’
Soms is uit het gedrag van medewerkers ook wel op te maken dat er iets ‘speelt’, maar dan is het nog niet te definiëren. Als men om zaken heen praat moet u alert worden.
Welke schade levert bedrijfsfraude op voor uw zorginstelling?
1. Imagoschade
Bij gevallen van bedrijfsfraude in uw organisatie zal men hierover spreken. Uw medewerkers zullen hier ook over spreken buiten de organisatie. Betrapte medewerkers, medewerkers die worden ontslagen, medewerkers die elkaar onderling niet meer vertrouwen zijn allemaal zaken die de gemoederen bezig houden. Hierdoor krijgt de instelling een slechte naam en dat zou nieuwe bewoners kunnen kosten.
2. Financiële schade
Indien er goederen worden weggenomen, valse facturen worden opgemaakt, te dure offertes worden aangenomen of uren niet worden gemaakt wordt uw organisatie onterecht financieel belast. In een tijd dat er juist op financiën bezuinigd moet worden verdiend dit een juiste controle.
3. Vertrouwensbreuk
Op het moment dat er een medewerker betrapt andere vormen van bedrijfsfraude zullen er maatregelen getroffen moeten worden. Vaak leiden die maatregelen tot ontslag. Bij lichte gevallen zal afscheid genomen kunnen worden met een vaststellingsovereenkomst en bij de grote calamiteiten zal ontslag op staande voet volgen. In beide gevallen zal afscheid moeten worden genomen van soms een heel ervaren medewerker. In tijd van schaarste op de markt vormt dit een nieuw probleem om goed personeel terug te krijgen.
4. Precedentwerking
Op het moment dat medewerkers zien dat collega’s zich misdragen en er wordt vanuit de leiding niets aan gedaan zal de gedachte zijn: nou dat kan ik ook! Hierdoor wordt de groep met niet integere medewerkers steeds groter. De medewerkers die wel conform de voorschriften willen werken komen in het gedrang, voelen zich niet veilig meer, durven er niets meer van te zeggen omdat ze genegeerd worden en nemen uiteindelijk ontslag.
5. Verzwaard toezicht door de Inspectie
Op het moment dat er misstanden plaats vinden binnen de organisatie bent u verplicht hiervan melding te maken bij de Inspectie voor de Gezondheid. De Inspectie kan ook op ‘geruchten afkomen’. Deze verzwaarde bemoeienis levert voor u extra werk, stress, kosten enzovoort op.
Voorbeelden van de aanpak van Los Bedrijfsrecherche
1. Fraude met facturen bij nieuwbouw van een zorginstelling
Een rayonhoofd van een uitvoerend bouwbedrijf zorgde voor het verwerven van werk, het maken van offertes, het begeleiden van het werk en de controle op medewerkers die het werk moesten uitvoeren. Na verloop van tijd kregen de directeur van het bouwbedrijf en de directeur van de zorginstelling waar het werk was uitgevoerd grote onenigheid over nog openstaande facturen. Het ging om een groot bedrag.
De directeur van de zorginstelling waar het werk was uitgevoerd pareerde de mening van de directeur van het bouwbedrijf door aan te geven dat hij enkele credit-facturen had ontvangen.
Na uitgebreid administratief-rechercheonderzoek van Los Bedrijfsrecherche bleek dat de credit-facturen vals waren opgemaakt op origineel blanco briefpapier van het bouwbedrijf. Door digitaal onderzoek in de zakelijke mailbox van het rayonhoofd werd geconstateerd dat er op initiatief van het rayonhoofd afspraken waren gemaakt met de directeur van de zorginstelling om de credit-facturen op te maken en te versturen.
Uit een achtergrondonderzoek van het rayonhoofd bleek dat hij zich bij een eerdere werkgever ook schuldig had gemaakt aan factuurfraude. In een gesprek werd het rayonhoofd geconfronteerd met de geconstateerde feiten en gaf hij toe dat hij de fraude had gepleegd omdat hij financiële privéproblemen had.
Naar aanleiding van dit onderzoek konden het bouwbedrijf en de zorginstelling de imagoschade beperken door een regeling te treffen.
2. Stelen van uren
In een andere casus bij een zorginstelling kwam ik in getuigeninterviews de mededeling tegen dat een medewerker van de technische afdeling van deze zorginstelling zijn uren niet zou maken.
Hij kwam ’s morgens 1,5 uur later dan zijn planning aangaf op het werk en vertrok ook weer ‘bijtijds’. Hij schreef zijn ‘gemaakte’ uren op een briefje en gaf dit aan een medewerkster van de administratie die deze uren verwerkte in het urenrooster. Door observatie en meer medewerkers te interviewen werd het gedrag van deze medewerker duidelijk en werd er een corrigerend gesprek met hem gevoerd.
Wat kan een bedrijfsrechercheur voor u betekenen?
Bij ontdekking van bedrijfsfraude spelen vaak allerlei emoties mee. Zo is er vaak sprake van ongeloof, verbijstering over het gebeurde, woede enzovoort. Meestal is de medewerker met het meeste vertrouwen en die het langste in dienst is schuldig. De eerste reactie is dan ook dat die medewerker eruit moet en hier niet meer kan blijven werken.
Ontslag op staande voet?
Diefstal of verduistering of andere vormen van bedrijfsfraude kan zeker aanleiding zijn voor ontslag op staande voet. De ontslagen medewerker heeft op dat moment geen recht meer op loon of een uitkering. Een andere ontslagroute is het vragen van ontbinding van het arbeidscontract op grond van ernstig verwijtbaar handelen bij de kantonrechter.
De medewerker krijgt dan loon tot de ontbindingsdatum en afhankelijk van de omstandigheden een uitkering. Ook in geval van diefstal is het mogelijk dat beide partijen in goed overleg uit elkaar gaan, op grond van een vaststellingsovereenkomst.
Een medewerker die het niet eens is met zijn ontslag op staande voet, zal zeker gezien de financiële gevolgen, het ontslag in een procedure bestrijden.
Gevaar van ontslag op staande voet
Het gevaar schuilt hier dan ook in. Door de emoties bent u geneigd veel te snel de beslissing te nemen voor een ontslag op staande voet. Is de beslissing eenmaal genomen dan beland u vrij zeker in een dergelijke procedure. Meestal is in dit soort situaties de onderbouwing van een dergelijk ontslag zwaar onvoldoende en zal door de rechtbank dan ook worden terug gedraaid met alle financiële gevolgen van dien. Door u wordt dit dan weer als zeer onrechtvaardig ervaren.
Voorkomen van ontslag
Ontslag kan echter worden voorkomen. Het is van het grootste belang dat er onder het ontslag een gedegen fundament gelegd wordt. Dit kan alleen door voor het ontslag de gedragingen grondig te onderzoeken om daarmee niet alleen de feiten vast te leggen maar ook de bewijzen vast te leggen. Het leggen van een fundament voor het ontslag is een specialistische aangelegenheid.
Een bedrijfsrechercheur is gespecialiseerd in het onderzoeken van de feiten en het vastleggen van de bewijzen. Hiervan wordt een juridisch verantwoord rapport opgemaakt dat in een eventuele juridische procedure het fundament kan vormen. Het is dus juist om op het moment dat er signalen binnen druppelen over een calamiteit om contact op te nemen met een bedrijfsrechercheur.
Contact opnemen met een bedrijfsrechercheur
Waarom neemt u contact op met een bedrijfsrechercheur? Dit heeft twee redenen. 1. Om de juiste juridisch dingen te doen
2. Om voor een procedure een rapportage in handen te hebben die uw advocaat kan gebruiken in de ontslagprocedure. Deze rapportage dient ook als onderbouwing bij een eventuele aangifte bij de politie.
Los Bedrijfsrecherche bezit de expertise om een dergelijk feitenonderzoek voor u uit te voeren. Los Bedrijfsrecherche is aangesloten bij de Branchevereniging voor Particuliere Onderzoeksbureaus. Daarnaast werk ik samen met specialisten zoals arbeidsrecht advocaten, ervaren rechercheurs enzovoort.
5 tips om bedrijfsfraude te voorkomen
Als laatste deel ik graag 5 tips met u om bedrijfsfraude te voorkomen.
1. Pre en inemploymentonderzoek. In de zorg is het al moeilijk om voldoende medewerkers in dienst te hebben of te krijgen. Daarnaast wilt u natuurlijk betrouwbare medewerkers in dienst hebben. Daarom is het verstandig om nieuwe medewerkers (of doorstromende medewerkers) voor het aannemen of laten doorstromen een pre- en inemployment onderzoek te laten ondergaan.
2. Een gedegen gedragscode of bedrijfsreglement. Een gedragscode of bedrijfsreglement beschrijft de manier van werken door uw medewerkers. Daarnaast is het de ‘kapstok’ voor eventuele juridische maatregelen. Belangrijk is dat uw medewerkers de gedragscode voor akkoord hebben ondertekend, maar dat de inhoud ‘actueel’ blijft op de werkvloer.
3. Interne controlesystemen. Uitgaan van goed vertrouwen is goed, maar controleren geeft zekerheid. Weinig of geen controle verlaagt de drempel om te frauderen.
4. Samenwerking en communicatie. Wanneer het u lukt om onder de medewerkers een goede samenwerking en communicatie op gang te brengen voelt men zich veilig en durft men elkaar op ongewenst gedrag aan te spreken.
5. De cultuur binnen uw instelling. Welke bedrijfscultuur straalt uw organisatie uit? Directie en leidinggevenden hebben hierin een voorbeeldfunctie.
